Your Questions Answered

Smarter VAT Solutions

VAT reclamation is a complicated and time intensive process that requires expertise in country-specific legislation and relationships with local tax authorities. Our Frequently Asked Questions section is designed to give you a high-level overview of VAT and how the recovery process works. If you have any additional questions not answered below please click here to communicate with a VAT professional LIVE via instant messenger (no software needed) or email.

Was ist USt?

Bei der Umsatzsteuer (USt) oder Mehrwertsteuer (MwSt) handelt es sich um eine indirekte Steuer, die auf Waren und Dienstleistungen erhoben wird und mit 5 - 25 % bei den Auslandskosten Ihres Unternehmens berechnet wird.  Sie wird in jedem Stadium des Geschäftszyklus erhoben, auf Rechnungen separat angeführt und an die öffentliche Hand der einzelnen Länder abgeführt - die Kosten tragen letztendlich die Verbraucher.  Die Umsatzsteuer wurde geschaffen, um den grenzüberschreitenden Handel von einem Land in das andere zu fördern. Es sollte sich um einen neutralen Posten für Unternehmen handeln, wenn diese den Aufwand betrieben, die Auslandsumsatzsteuer zurückzufordern.

Die anwendbaren Umsatzsteuersätze variieren von Land zu Land; die Steuer selbst führt unterschiedliche Namen, z.B. IVA (Italien), GST (Kanada, Australien), MwSt (Deutschland, Österreich), TVA (Frankreich, Belgien) und MOMS (Skandinavien).

Warum können Unternehmen die USt zurückfordern?

Zur Förderung des internationalen Handels führte die Europäische Union in den 1980er Jahren Gesetze ein, gemäß denen die Unternehmen die Umsatzsteuer zurückfordern konnten, die auf die in anderen Mitgliedsstaaten entstandene Geschäftskosten angefallen war. Die Umsatzsteuer wird innerhalb der EU gemäß der Richtlinie zur Regelung der Erstattung der Mehrwertsteuer vergütet, so dass die Unternehmen aus der EU die Steuer von jedem Mitgliedsstaat zurückfordern können, sowie gemäß der 13th Richtlinie, die die Erstattung der Umsatzsteuer an in Drittländern ansässige Unternehmen regelt. Auch eine Vielzahl wichtiger Länder außerhalb Europas, darunter Australien, Japan, Kanada und Südkorea erstatten die Umsatz-/Verbrauchssteuer ihrer nicht-ansässigen Steuerzahler über spezielle Vergütungsverfahren.

In welcher Höhe kann man die Umsatzsteuer zurückfordern?

Vorbehaltlich der Erfüllung bestimmter Kriterien können Unternehmen grundsätzlich 100 % der auf die erstattungsfähigen Kosten anfallenden Umsatzsteuer zurückfordern. Die anwendbaren Umsatzsteuersätze unterscheiden sich, genau wie die erstattungsfähigen Kosten, von Land zu Land.  In manchen Fällen ist jedoch nur die teilweise Rückforderung des angefallenen Umsatzsteuerbetrages erlaubt. Diese teilweise erstattbaren Kosten beziehen sich in der Regel auf PKW, Übernachtungskosten, Verpflegung und Bewirtungen. Belgien erstattet beispielsweise 50 % der USt auf PKW-bezogene Kosten, während die Unternehmen in Dänemark nur 25 % der Umsatzsteuer zurückfordern können, die bei Übernachtungskosten und Verpflegung berechnet ist.

Welche Voraussetzungen gelten für die Rückforderung?

In jedem Land herrschen spezifische Regeln für die Voraussetzungen der Umsatzsteuerrückforderung. Obwohl sich diese Kriterien je nach Land unterscheiden, konnten die Steuerexperten der Taxback International gemeinsame Kriterien ermitteln, die für Unternehmen in einer Vielzahl von Ländern für die Erstattung ausländischer Umsatzsteuer gelten. Mehr Information dazu erhalten Sie im dem Bereich Rückforderungskriterien

Welche Informationen müssen auf der Rechnung enthalten sein?

Alle zur Erstattung eingereichten Rechnungen müssen im Original vorliegen und die folgenden Angaben beinhalten:

  • Ausstellungsdatum,
  • Rechnungsnummer,
  • USt-Nummer des Lieferanten,
  • vollständiger Name und Adresse des Lieferanten,
  • vollständiger Name und Adresse des Kunden,
  • Preis pro Einheit und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen,
  • Liefer- und Rechnungsdatum,(wenn unterschiedlich),
  • angewandter Umsatzsteuersatz,
  • zahlbarer Umsatzsteuerbetrag

Erhalte ich die Ihnen überlassenen Rechnungen zurück?

Ja. Wenn Originalrechnungen nötig sind, returnieren wir diese nach der Bearbeitung der USt-Rückforderung.

Welche Unterlagen benötigen Sie?

Taxback International kann das Rückforderungsverfahren Ihres Unternehmens übernehmen, wenn uns folgende Unterlagen vorliegen:

  • Kopien der Rechnungen, die im Erstattungsantrag zu berücksichtigen sind,
  • Eine schriftliche Vollmacht, mit der Taxback International bevollmächtigt wird, im Namen Ihres Unternehmens eine Umsatzsteuererstattung bei einer ausländischen Behörde zu beantragen.

 

* Sollte Ihr Unternehmen außerhalb der EU ansässig sein, benötigen wir außerdem:

  • Nachweis der Eintragung als Steuerpflichtigen als Beweis dafür, dass es sich bei Ihrem Unternehmen um einen registrierten Steuerzahler im Land der Ansässigkeit handelt.
  • Die Rechnungsoriginale. Diese returnieren wir nach der Bearbeitung der USt-Rückforderung.

Welche Länder erstatten die Umsatzsteuer?

Insgesamt bieten derzeit 42 Länder Umsatzsteuererstattungen, darunter alle 27 EU-Mitgliedsstaaten. Dazu zählen: Australien, Österreich, Belgien, Bulgarien, Kanada, Kanarische Inseln, Kroatien, Zypern, Tschechische Republik, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Deutschland, Griechenland, Niederlande, Ungarn, Island, Irland, Italien, Japan, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Mazedonien, Malta, Monaco, Norwegen, Polen, Portugal, Rumänien, Serbien, Slowakei, Slowenien, Südkorea, Spanien, Schweden, Schweiz, Türkei, Großbritannien. 

Welche Kosten sind erstattungsfähig?

Die Taxback International kann Umsatzsteuererstattungen aus 42 Ländern auf eine Reihe von Reise-und-Entertainment-Kosten (T&E) erwirken, darunter:

  • Messe- und Konferenzkosten,
  • Verpflegung, Übernachtung und Bewirtungen,
  • Reise- und Transportkosten,
  • Werbekosten,
  • Professional Services (sog. wissensintensive Dienstleistungen)
  • sowie viele weitere Kosten.

Wie lange dauert es bis wir die Erstattung erhalten?

Gemäß der aktuellen Gesetzgebung muss die Umsatzsteuer Ihres Unternehmens innerhalb von 4 Monaten nach Erhalt des Antrags erstattet werden. Die tatsächliche Bearbeitungszeit kann allerdings je nach Land unterschiedlich sein. Der Grundsatz der einwandfreien Forderung der Taxback International bedeutet, dass nur auf Richtigkeit geprüfte Anträge eingereicht werden. Auf diese Weise gewinnen wir Zeit für den jeweiligen Steuerbeamten und gewährleisten somit weiterhin gute Beziehungen mit den ausländischen Steuerbehörden, was wiederum in schnelleren Erstattungen für Ihr Unternehmen zur Folge hat. 

Abhängig davon, wo Ihrem Unternehmen die jeweiligen Kosten entstanden sind, könnte die Erstattung in nur 4 Wochen erfolgt sein.

Besteht ein Ausschlusstermin für die Einreichung des Erstattungsantrags?

 Ja. In den meisten Ländern muss die Umsatzsteuererstattung bis zum 30. September des Jahres, nach dem die Kosten entstanden sind, beantragt werden. Bitte klicken Sie hier wenn Sie eine Übersicht der Firsten für die Erstattungsanträge sehen möchten.

Wie oft kann mein Unternehmen eine Umsatzsteuererstattung beantragen?

Die Häufigkeit, mit der Ihr Unternehmen Umsatzsteuererstattungsanträge einreichen kann, ist je nach Land und Steuerbehörde unterschiedlich. Normalerweise können Unternehmen in jedem Land, in dem die Umsatzsteuer angefallen und erstattbar ist, bis zu vier Umsatzsteuererstattungsanträge pro Jahr einreichen.

Was kostet die Dienstleistung von Taxback International?

Die USt-Erstattungsdienstleistungen der Taxback International sind für die Bedürfnisse von Unternehmen aller Größen konzipiert und bieten marktführende Kostenoptionen, die auf die individuellen Ansprüche der einzelnen Unternehmen angepasst sind. Wir erstellen ein individuelles Kostenangebot, das auf den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens basiert.

Wie wird die Erstattung ausbezahlt?

In den meisten Ländern können wir die Erstattung in der Landeswährung per Scheck oder Banküberweisung auszahlen.

Mein Unternehmen ist in einem EU-Staat ansässig. Können wir eine Umsatzsteuererstattung von einem anderen EU-Staat anfordern?

Ja. Auch EU-Unternehmen können die Umsatzsteuer zurückfordern. Ihr Unternehmen kann eine Umsatzsteuererstattung von jedem EU-Staat anfordern, wenn Ihr Unternehmen nicht in diesem Land umsatzsteuerregistriert ist.

Gibt es einen Mindesterstattungsbetrag?

Bei Taxback International gibt es keinen Mindesterstattungsbetrag - einige Länder haben diesen jedoch eingeführt. In den meisten EU-Staaten beträgt der Mindesterstattungsbetrag 50 € pro Jahr und 400 € pro Quartal.  Es gibt keine Obergrenze für Erstattungen.

Welche Vorteile hat mein Unternehmen, wenn ich Taxback International beauftrage?

Über 10.000 Kunden aus 120 Ländern arbeiten mit Taxback International aufgrund unserer einzigartigen und innovativen Herangehensweise. Mehr Informationen über die Gründe für unsere Marktführerschaft im Bereich Umsatzsteuererstattung erhalten Sie in dem Bereich Taxback International Advantage.

Wann muss ich mein Unternehmen in einen anderen Staat anmelden?

 Ihr Unternehmen muss oder kann sich in einem EU-Staat für USt anmelden, wenn es steuerpflichtige Lieferungen in diesem Land durchführt und die Steuerschuld nicht auf seinen Kunden übergeht.  Die Verpflichtung zur Umsatzsteueranmeldung ist von einer Vielzahl von Faktoren abhängig, wie z.B. der Art der ausgeübten Dienstleistung, der Destination der Waren, dem Status seiner Kunden etc.

Kann ich mit einer Umsatzsteuererstattung rechnen wenn mein Unternehmen in dem Land, in dem die Kosten anfallen, registriert oder zur Registrierung verpflichtet ist?

Ja. Die Umsatzsteuer wird vergütet, wenn Sie die Umsatzsteuer auf Anschaffungen in Ihrer Umsatzsteuererklärung in dem jeweiligen Land angeben. Dies resultiert entweder in einer rückforderbaren Überzahlung oder einer Umsatzsteuer-Gutschrift, die gegen Ihre Umsatzsteuer-Verbindlichkeiten abgerechnet werden kann.

Welche Vorteile entstehen für mein Unternehmen aus einer Anmeldung für Umsatzsteuer?

Die Anmeldung für Umsatzsteuer ist eine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, die steuerbare Lieferungen in einen bestimmten Staat durchführen, vorbehaltlich bestimmter Voraussetzungen: Wenn Sie Taxback International mit der Anmeldung und die anschließenden Erklärungs- und Berichtsverpflichtungen beauftragen, kann Ihr Unternehmen die USt-Regeltreue in diesem Staat sicher stellen. Unternehmen, die sich für Umsatzsteuer in einem Staat obligatorisch oder freiwillig anmelden, sind nicht berechtigt, in diesem Land eine direkte Umsatzsteuererstattung zu beantragen. Sobald aber Ihr Unternehmen durch die Anmeldung für Umsatzsteuer mit der USt-Gesetzgebung konform ist, kann es die Umsatzsteuer auf Anschaffungen zurückfordern, was andernfalls nicht möglich gewesen wäre.

Welche Konsequenzen hat die Anmeldung für Umsatzsteuer?

Die Unternehmen haben die Verpflichtung, eine Vielzahl von Vorschriften in dem Land einzuhalten, in dem sie für Umsatzsteuer angemeldet sind. Dazu zählen die konforme Rechnungsstellung, ordentliche Buchführung, die rechtzeitige Einreichung von Umsatzsteuererklärungen und Erklärungen in Steuersachen. Die Beauftragung der Taxback International mit der Unterstützung Ihres Unternehmens in diesen Belangen gewährleistet die USt-Regeltreue für Ihr Unternehmen.

Kann taxback.com uns auch helfen, wenn wir bereits umsatzsteuerlich geführt werden?

Die internationale Umsatzsteuer ist ein komplexes Thema, das mit viel Zeitaufwand und Problemen verbunden ist. Das internationale Steuerexpertenteam von taxback.com gewährleistet das effektivste, kosteneffizienteste und gesetzlich einwandfreie Management Ihrer Umsatzsteuer.

  • Wir ermöglichen die Maximierung der UST-Erstattung auf Reise&Entertainment-Kosten (T&E ) Ihres Unternehmens durch rückwirkende Überprüfungen Ihrer Unterlagen über einige Jahre zurück (Inländische USt-Erstattung);
  • Durch unsere USt-Regeltreue-Überprüfung, USt-Kosten-Überprüfung oder die USt-Code-Überprüfung; tragen wir dafür Sorge, dass das aktuelle Umsatzsteuersystem Ihres Hauses alle notwendigen Aspekte abdeckt.
  • Wir stellen Ihren Mitarbeitern verschiedene Umsatzsteuer-Schulungen zur Verfügung.
  • Wir sind Ihr verlässlicher Ad-Hoc-Umsatzsteuer-Berater.

How long does it take to receive a VAT Refund estimate?

Depending on the submitted documents, it usually takes up to 3 business days for our VAT specialist to contact you with a VAT refund estimate.

What information must be on the invoices?

All invoices submitted to support your VAT refund claim need to include the following information:

  • Date of issue;
  • Invoice number;
  • Supplier’s VAT number;
  • Supplier’s full name and address;
  • Customer’s full name and address;
  • Unit price and description of the goods supplied or services rendered;
  • The date of the supply and payment (if different from the date of supply),
  • VAT rate applied,
  • VAT amount payable.

What type of expenses can I receive VAT refund estimate for?

Taxback.com can secure foreign VAT refunds from 41 countries on a range of Travel and Entertainment (T&E) expenses including:

  • Trade fair and conference costs;
  • Meals, accommodation and business entertainment
  • Travel and transport costs
  • Advertising and promotional costs;
  • Professional services;
  • And many additional expenses.

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